El éxito de un departamento radica en la eficiencia y eficacia de sus integrantes. Teniendo en cuenta que cada elemento es único y con habilidades específicas, resulta de suma importancia potenciar cada talento para integrarlo a una cadena operativa que se complementa con todos los demás integrantes, obteniendo como resultado un trabajo optimizado y de grandes resultados para la empresa.

Para lograr un verdadero éxito en la cadena operativa, es de vital importancia conocer y optimizar cada tarea y proceso realizado por el equipo, para ello, es necesario conocer y documentar la lista de actividades de los diferentes elementos. Posteriormente cada acción deberá evaluarse de acuerdo a su nivel de importancia, de esta manera se evitan los errores y se distribuyen las tareas de manera equitativa.

Sin una adecuada distribución de tareas se puede caer en la microgestión o como popularmente se le conoce “Bomberazos” donde se suele dar importancia a lo inmediato en lugar de lo importante.

¿Cómo llevar acabo la gestión de tareas?

Ante todo, se debe conocer y monitorear las actividades que realiza cada miembro del equipo. Estas actividades estarán supervisadas por un solo individuo, el cual, se encargará de revisar y aprobar que cada tarea esté alineada a los criterios de calidad del departamento. 

Es de suma importancia que una sola persona tenga la tarea de supervisión, de lo contrario, al incluir a más individuos a esta tarea, podría haber diferencias de perspectiva y criterio.

Aquí algunas ideas para la correcta gestión de tareas:

  • Establece un líder de proyecto. 
  • Arma tu equipo de trabajo, puede estar compuesto por un representante de cada área.
  • Decide dónde quedarán registrados los procesos obtenidos.
  • Recopila todos los documentos. 
  • Evalúa con el equipo cuáles procesos deberían ser documentados. 
  • Considera con los directores de área están completos o hay que agregar otros. 
  • Crea una lista de procesos a crear.
  • Crea una lista de procesos ya existentes que necesiten mejorarse.
  • Crea un equipo para evaluar, editar y escribir los procesos de trabajo. 
  • Revisa lo creado con los líderes de área (visto bueno y retroalimentación).
  • Registra fecha, hora los procesos trabajados. 
  • Cerciórate que todos los líderes de área comuniquen a sus equipos de estos procesos.

Es muy importante mencionar que también es necesario el uso de las tecnologías y aplicaciones como herramientas en el flujo de trabajo, por lo que resulta conveniente integrar al equipo apps organizaciones como Google Drive. Dropbox, Calendars, Zoom, Skype entre muchas otras, con la finalidad de estar siempre conectados y evitar fugas de información, a la vez que el trabajo estará disponible en todo momento gracias al almacenamiento en la nube.

Trabajo en equipo